موارد مهم در برگزاری تشریفات مجالس

تشریفات مجالس به اقدامات و تشریفاتی گفته می‌شود که جهت برگزاری یک مجلس مهم و خاص لازم است انجام شوند. تشریفات مجالس شامل موارد گسترده‌ای است که بسته به محل برگزاری و نوع پذیرایی دارای تنوع فراوانی است. موضوعی که در برگزاری مجالس باید به آن توجه شود شناسایی نوع مراسم و رعایت نکات مهمی است که باید در برگزاری مراسم به آن توجه شود.

 

 

موارد مهم در برگزاری تشریفات مجالس

 

 

ابتدا و قبل از بررسی نکاتی که باید در تشریفات مجالس مهم به آن توجه کرد، به طور مختصر انواع مجالس را همراه با توضیح مختصری درباره آن‌ها بیان می‌کنیم.

 

مهم‌ترین مجالس و مراسمی که توجه به تشریفات مجالس در آن‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است عبارتند از:

 

• مجالس عروسی

یکی از ماندگارترین و خاطره‌سازترین مراسم در زندگی همه، مجلس عروسی است. برگزاری شایسته این مراسم، خاطرات خوبی را برای زوجین می‌سازد.

• تشریفات دیپلماتیک

از آنجایی که در این نوع مجالس عموماً سران و افراد مهم دولتی و لشگری حضور دارند، توجه و دقت در نحوه برگزاری مراسم از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

• همایش‌ها و سمینارها

در این نوع مراسم بیشتر افراد فرهنگی و علمی و سیاسی حضور دارند که توجه به شأن و شخصیت حاضران موردی است که باید در ارائه خدمات و تشریفات بسیار مورد توجه واقع شود.

• مراسم جشن تولد

برای هر فرد و هر پدر و مادری، تولد فرزند یک اتفاق هیجان‌انگیز و زیبا است. برگزاری مراسم تولد بی‌نظیر و مناسب می‌تواند شیرینی این اتفاق را دوچندان کند.

• مراسم نذری و ولیمه

پذیرایی از مهمانان در مراسم ولیمه و نذری از توجه ویژه‌ای برخوردار است.

• مجالس ترحیم

در مجلس ترحیم صاحبان عزا به دلیل ملاحظات روحی و غم از دست دادن عزیز خود نمی‌توانند چنان که شایسته است از میهمانان پذیرایی کنند. از طرفی برگزاری مراسمی در شأن متوفی و خانواده او و پذیرایی از میهمانان بسیار مهم است.

 

نکاتی که برای تشریفات مجالس مهم باید به آن‌ها توجه کرد

 

بسیاری از مردم برگزاری مراسم خود را به موسسه‌های مختلف می‌سپارند. اگر برگزاری مراسم خود را به یک شرکت یا موسسه ارائه‌دهنده تشریفات مجالس می‌سپارید حتما باید توجه کنید که این شرکت مجوزهای لازم از جمله جواز فعالیت، شماره ثبت، کد اقتصادی و از این دست را داشته باشد.

برنامه‌ریزی و هماهنگی را هرگز فراموش نکنید. برنامه‌ریزی و هماهنگی مهم‌ترین رکن برگزاری و تشریفات مجالس مهم است. باید همه موارد از جمله اینکه چه کسی، کی و کجا چه کاری را انجام دهد، مشخص شود. بهتر است در این باره یک جدول از افراد و وظایفی که به آن‌ها محول شده است و همچنین زمانی که باید کارهای تکمیل شده تحویل داده شود، ذکر شده باشد.

به تاریخ مراسم و مدت‌زمانی که برای انجام کارهای قبل از برگزاری مراسم دارید، توجه کنید. در این مرحله باید به میزان بودجه‌ای که برای تشریفات مجلس اختصاص داده شده است، اطلاع‌رسانی و دعوت کردن میهمانان و حتی گرفتن مجوزهای لازم در صورت نیاز توجه کنید. مثلاً اگر جشن عروسی قرار است برپا کنید. حتما به مواردی مثل انتخاب سفره عقد، لباس عروس، فیلمبردار و عکاس و از این دست توجه کنید. یا مثلاً اگر قرار است جشن تولدی برگزار کنید به کارهایی که می‌توانید برای سرگرم کردن میهمانان انجام دهید و برنامه‌های مربوط به آن توجه کنید.

از 24 ساعت یا 36 ساعت قبل از شروع مراسم، کار را شروع کنید. اگر از این محدوده زمانی که برای انجام کار تشریفات مجالس در اختیار دارید، به نحو احسن استفاده کنید، مطمئن باشید که در اجرای تشریفات موفق خواهید بود. اگر قرار است مجلس را در یک تالار و یا باغ  برگزار کنید، بهتر است برای مواردی مثل آتش‌بازی، دکوراسیون و دیگر موارد با مدیریت تالار و یا باغ صحبت کنید.

24 ساعت یا 36 ساعت قبل از برگزاری مجلس لیست میهمانان را آماده کنید. اگر مجلس از نوع سمینار، رویداد یا از این دست مجالس است، لیستی از ملزومات مورد نیاز مثل خودکار، نوت پد، بروشور و بطری آب را تهیه کنید و حتما آن‌ها را زودتر تهیه کنید. اگر نقل و انتقال میهمانان بر عهده برگزار کننده مجلس است، حتما مطمئن شوید که هماهنگی های لازم برای اینکه انتقال میهمانان به موقع و سروقت صورت گیرد، انجام شده است. مراسم را به افراد مهمی که قرار است در مجلس حضور داشته باشند 24 ساعت قبل یادآوری کنید. حتما برای تشریفات مجلس یک برنامه دقیق لحظه به لحظه بنویسید و به آن پایبند باشید.

 

مدیریت تشریفات مجالس در روز پایانی

مسلماً روز برگزاری مجلس یکی از مهم‌ترین روزها برای افرادی است که کار تشریفات مجالس را بر عهده دارند. استرس فردی که رئیس گروه تشریفات و یا برگزار کننده تشریفات است بسیار زیاد است. در این روز فردی که مدیریت و مسئولیت تشریفات را بر عهده دارد، برای کنترل استرس و همچنین مدیریت بهینه تشریفات می‌بایست چند نکته مهم را در نظر داشته باشد.

زودتر از میهمانان در مکان مجلس حضور داشته باشد.

لوازم الکترونیکی از جمله میکروفون‌ها، بلندگوها و از این دست را بررسی کند.

یک میز پذیرش زیبا آماده کند.

اگر مجلس از نوع سمینار، کنفرانس و یا همایشی است که با حضور اسپانسر برگزار می‌شود، حتما جایگاه مناسبی را برای تبلیغات اسپانسر در نظر بگیرد.

حتما میزان اقلام پذیرایی از جمله میوه در صورت وجود، آب و غذا در صورت سرو و سایر موارد از این دست را بررسی و تائید نماید.

برگزاری تشریفات مجالس برای آن دسته از افرادی که به این حرفه مشغول هستند در هر نوبت یک تجربه و درس بزرگ به همراه دارد که با رعایت این تجربه‌ها و درس‌ها، افراد می‌توانند روز به روز در این حرفه موفق‌تر شوند. نکته مهمی که باید به آن توجه کرد این است که، کار تشریفات مجالس ، یکی از مشاغلی است که به هیچ عنوان نمی‌توان شکست را در آن مخفی کرد. اهمیتی ندارد که چه اندازه تجربه‌ی مدیریتی یا اعتماد به نفس دارید، ضعف در هریک از موارد فوق می‌تواند موقعیت ناخوشایندی را رقم بزند. برای جلوگیری از بروز اشتباه، می‌توانید برای خود یک دستیار انتخاب کنید. پس نکات ذکر شده را به خاطر داشته باشید و از بروز هرگونه شک و مشکلی در مراسم جلوگیری کنید. شکست راهی است برای رسیدن به موفقیت. تجارب معمولاً از درس گرفتن از همین شکست‌ها عاید ما می‌شوند.